TEKNIS PENULISAN
SURAT
Surat resmi atau disebut juga surat dinas ditulis
untuk keperluan komunikasi antara kantor yang satu dan kantor yang lain atau
antar organisasi. Surat dinas dibuat oleh seseorang yang berkedudukan sebagai
pejabat instansi pemerintah sehingga surat ini disebut juga surat jabatan.
Surat merupakan alat
komunikasi tertulis, karena itu surat harus bebas dari salah tafsir. Agar
tidak menimbulkan salah tafsir, bentuk dan bahas surat harus mengikuti ragam
yang telah dibakukan.
Surat resmi memiliki
bagian-bagian yang tetap, yaitu :
A. Kepala surat
Kepala surat yang ditulis lengkap memuat informasi yang terdiri atas :
1)
nama instansi,
2)
alamat lengkap,
3)
nomor telepon,
4)
nomor kotak pos, dan
5)
lambang atau logo.
Dalam penulisan kepala surat hal-hal berikut perlu
diperhatikan.
1)
Nama instansi tidak
disingkat, misalnya Osis, tetapi Organisasi Sekolah Intra Sekolah
2)
Kata jalan tidak
disingkat dengan Jl. atau Jln., tetapi Jalan dengan J kapital.
3)
Kata telepon hendaknya
ditulis dengan cermat, telepon; bukan tilpun, telpun, dan tidak
disingkat menjadi Telp atau Tlp.
4)
Kata kotak pos hendaklah
ditulis dengan cermat, yaitu Kotak Pos; jangan disingkat menjadi Kotpos.
Jangan pula kamu gunakan P.O. Box atau Post Office Box.
5)
Kata telepon dan kotak
pos diikuti oleh nomor tanpa diantarai dengan tanda titik dua (:), sedangkan
nomor-nomor yang mengikutinya ditulis dengan tanpa tanda titik atau spasi pada
setiap hitungan tiga angka karena bukan merupakan
B. Tanggal penulisan surat
Tanggal surat ditulis lengkap, yaitu tanggal ditulis dengan angka, bulan
ditulis dengan huruf yang diawali huruf kapital, dan tahun ditulis dengan
angka. Sebelum tanggal tidak dicantumkan nama kota, karena nama kota sudah ada
pada kepala surat. Setelah tanggal tidak ada tanda baca.
Berikut
contoh penulisan tanggal yang salah
Surabaya : 16 Januari 2008
Surabaya, 16 Januari 2008
16 -01-2008
16
Jan 2008
C. Nomor, lampiran, dan hal surat
Kata nomor, lampiran, dan hal ditulis dengan diawali huruf
kapital dan diikuti dengan tanda titik dua (:) yang ditulis secara
estetik sesuai dengan panjang ketiga kata tersebut.
Kata nomor dan lampiran dapat disingkat secara taat asas
dengan No. dan Lamp.
Penulisan Nomor Yang
Salah
|
Penulisan Nomor Yang
Benar
|
Nomer:
110/U/OSIS/2007,-
|
Nomor: 110/U/OSIS/2007
|
No: 110/U/OSIS/2007,
|
No: 110 / U /OSIS /
2007
|
Nomor: 110/U/OSIS/2007
|
Nomor: 110.U.OSIS.2007
|
Kata Lampiran atau Lamp. diikuti tanda titik dua (:) dan
disertai jumlah barang yang dilampirkan. Jumlah barang ditulis dengan huruf,
bukan dengan angka, dan tidak diakhiri dengan tanda baca. Awal kata yang
menyatakan jumlah ditulis dengan huruf kapital.
Penulisan Lampiran
Yang TIDAK Dianjurkan
|
Penulisan Lampiran
Yang dianjurkan
|
Lampiran: 1 berkas
|
Lampiran: Satu berkas
|
Lamp: 1 (Satu) berkas
|
Lamp: Satu berkas
|
Kata hal diikuti oleh tanda titik dua dan disertai dengan pokok
surat yang diawali dengan huruf kapital tanpa diberi garis bawah dan tidak
diakhiri tanda baca. Pokok surat hendaknya dapat menggambarkan pesan yang ada
pada isi surat.
Penulisan Hal Yang
Tidak Dianjurkan
|
Penulisan Hal Yang
dianjurkan
|
Hal : Permohonan Izin
mengadakan studi banding
|
Hal : Permohonan izin
|
Hal : Perpanjangan
Izin Penelitian
Hal : Permintaan data
lomba desa
2008
|
Hal : Perpanjangan
izin penelitian
Hal : Permintaan data
lomba desa 2008
|
Hal : Petunjuk
Pembinaan Desa
Tertinggal
|
Hal : Petunjuk
pembinaan desa tertinggal
|
D. Alamat tujuan
Dalam
menuliskan alamat surat, hal-hal berikut perlu diperhatikan.
1)
Penulisan nama penerima surat harus cermat dan lengkap sesuai dengan
kebiasaan si pemilik nama menulis namanya.
2)
Nama diri penerima surat
ditulis dengan huruf kapital pada awal setiap unsurnya, bukan huruf kapital
semua.
3)
Penulisan alamat surat
juga harus cermat, lengkap, dan informatif.
4)
Untuk menyatakan yang
terhormat pada awal nama penerima surat cukup ditulis Yth. Dengan
huruf awal huruf kapital disertai dengan tanda titik. Penggunaan kata kepada
sebelum nama diri tidak diperlukan karena kepada merupakan kata
penghubung antar bagian kalimat yang menyatakan arah. Alamat pengirim juga
tidak perlu memakai kata dari yang menyatakan asal.
5)
Kata Saudara ditulis
dengan disingkat, Sdr., sedangkan kata Bapak dan Ibu ditulis
lengkap, tanpa disingkat.
6)
Jika nama orang yang
dituju bergelar akademik sebelum namanya, seperti Dr., dr., atau Drs.,
atau memiliki pangkat seperti kolonel atau kapten, kata
sapaan Bapak, Ibu, Sdr tidak digunakan.
7)
Jika yang dituju nama
jabatan seseorang, kata sapaan tidak digunakan agar tidak berhimpit dengan
gelar, pangkat, atau jabatan.
8)
Kata jalan pada
alamat surat tidak disingkat. Alamat yang lebih sempit dengan alamat yang lebih
luas tingkatannya diantarai dengan tanda koma.
9)
Nama alamat yang dituju
hendaklah nama orang yang disertai dengan nama jabatannya, atau nama jabatannya
saja, dan bukan nama instansinya.
Penulisan Alamat yang Tidak
Dianjurkan
|
Penulisan Alamat yang
Dianjurkan
|
KEPADA
Yth. Bpak. Biro Tata
Usaha
Kantor Pemda Tingkat I
Jatim
Jln. Pahlawan Nomor 2
SURABAYA
|
Kepala Biro Tata Usaha
Yth,
Kepala Kantor
Pemerintah DaerahTingkat I
Propinsi Jawa Timur
Jalan Pahlawan 2
S u r a b a y a
|
E. Salam pembuka dan penutup
Contoh salam pembuka adalah sebagai berikut:
Salam
sejahtera,
Saudara…,
Ibu… yang
terhormat,
Di
samping itu ada salam yang bersifat khusus,
Assalaamu’alaikum
W.W.,
Salam
Pramuka,
Salam
Perjuangan,
Merdeka,
Salam penutup yang lazim adalah sebagai berikut.
Hormat
saya,
Hormat
kami,
Salam
takzim,
Wassalam,
F. Isi surat (tubuh surat)
Secara garis besar, isi surat dapat dikelompokkan menjadi bagian pembuka,
bagian isi, dan bagian penutup.
Contoh
bagian pembuka :
1)
Pada tanggal 5 Februari
2007 kami akan menyelenggarakan lomba pembacaan puisi. Tujuan lomba adalah ….
2)
Pernyataan Saudara yang
tertera pada surat Saudara tanggal 25 Januari 2007, No. 29/Pr./H/I/2007 akan
kami jawab sebagai berikut.
Contoh
bagian penutup
1)
Atas perhatian Saudara
kami sampaikan terima kasih.
2) Demikian permohonan kami. Atas perhatian dan perkenan Bapak, kami
menyampaikan terima kasih.
Contoh penulisan paragraf penutup yang tidak dianjurkan:
1)
Atas
perhatiannya, diucapkan terima kasih.
2)
Demikian
harap maklum.
3)
Demikian,
atas perhatian dan kerjasamanya, dihaturkan beribu-ribu terima kasih.
G. Pengirim surat (tanda tangan, nama terang, dan jabatan)
Penulisan
pengirim surat perlu memperhatikan hal-hal berikut:
1)
Nama tidak perlu ditulis
dengan huruf kapital seluruhnya, cukup ditulis dengan huruf kapital pada huruf
pertama tiap unsurnya.
2)
Nama tidak perlu diberi
tanda kurung, digarisbawahi, dan tidak perlu diakhiri dengan tanda baca.
Contoh penulisan nama
pengirim surat.
Penulisan Alamat yang
Tidak Dianjurkan
|
Penulisan Alamat yang
Dianjurkan
|
KEPADA
Yth. Bpak. Drs. Sukoco
Joyonegoro Kepala Biro Tata Usaha
Kantor Pemda Tingkat I Jatim
Jln. Pahlawan Nomor 2
SURABAYA
2. Deby Sukamdani
Ketua OSIS
KETUA OSIS
|
Yth. Bapak Sukoco Joyonegoro
Kepala Biro Tata Usaha Pemerintah
Propinsi Jawa Timur
Jalan Pahlawan 2 Surabaya
2. Deby Sukamdani
Ketua OSIS
|
H. Tembusan (jika diperlukan)
Ketentuan penulisan tembusan adalah sebagai berikut:
1) Jika tembusan lebih dari satu, diberikan nomor urut tembusan.
2) Pihak yang diberi tembusan hendaknya nama jabatan atau nama orang, bukan
nama instansi.
3)
Dalam tembusan tidak
perlu diberikan Kepada Yth atau Yth.
4)
Dalam tembusan tidak
perlu ada ungkapan, untuk laporan, untuk diperhatikan, untuk bahan pertimbangan,
atau ungkapan lain yang mengikat.
5)
Dalam tembusan tidak
perlu ada ungkapan arsip atau pertinggal karena setiap surat
resmi pasti ada tembusan.
Penulisan Alamat yang
Tidak Dianjurkan
|
Penulisan Alamat yang
Dianjurkan
|
Tembusan
1. Kepala Sekolah
sebagai laporan.
2. Pembina OSIS
sebagai pertimbangan.
3.Ketua OSIS sebagai
bahan pertanggungjawaban.
|
Tembusan
1. Kepala Sekolah
2. Pembina OSIS
3. Ketua OSIS
|
Contoh-contoh Surat Dinas :


DAFTAR
PUSTAKA
Ahmadi,
Muhsin, dkk. 1990. Dasar-dasar Komposisi
Bahasa Indonesia. Malang; Yayasan
Asih Asah Asuh.
Akhadiah,
Sabarti., Arsjad, Maidar G., dan Ridwan, Sakura H. 1989. Pembinaan Kemampuan Menulis Bahasa Indonesia. Jakarta: Erlangga.
American Psychological Assosiation. 2001. Publication Manual of The American
Psychological Assosiation. Ed. Ke-5. Washington. D.C.
Budi Karyanto, Bahasa Indonesia untuk
Perguruan Tinggi, (Pekalongan:STAIN Pekalongan Press, 2009), hal. 70
Departemen Pendidikan Nasional. 2005. Buku Praktis Bahasa Indonesia 1.
Jakarta: Pusat Bahasa.
Departemen Pendidikan Nasional. 2003. Buku Praktis Bahasa Indonesia 2.
Jakarta: Pusat Bahasa.
Departemen Pendidikan dan Kebudayaan.
1988. Tata Bahasa Baku Bahasa Indonesia.
Jakarta: Balai Pustaka.
Finoza, Lamuddin,
2006, Komposisi Bahasa Indonesia.
Jakarta : Insan Media.
Cahyani,
Isah. Bahasa Indonesia. Jakarta:
DirjenPendis Depag RI
Keraf, Gorys,
1996, Diksi dan Gaya Bahasa, Jakarta : PT Gramedia
Karyanto, Umum Budi. 2009. Bahasa Indonesia untuk
Perguruan Tinggi. Pekalongan: STAIN Pekalongan Press.
Lubis, A. Hamid Hasan. Tanpa Tahun.
Glasorium Bahasa dan Sastra. Bandung: Angkasa.
Moeliono, Anton M. 1982 “Diksi atau Pilihan Kata: Suatu Spesifikasi di dalam kosa kata”
Dalam Majalah Pembinaan Bahasa Indonesia.
Jilid III. Nomor 3. Jakarta:
Bharata.
Pokja
Akademik UIN Suka Yogyakarta, 2005. Bahasa
Indonesia. Yogyakarta. UIN Suka Press.
Ramlan,
M, I Dewa Putu Wijana, Yohanes Tri Mastoyo, dan Sunarso. 1990. Bahasa
Indonesia, yang Salah dan yang Benar. Yogyakarta, Andi Offset.
Swasono,
Sri-Edi. 1990. Pedoman Menulis Daftar
Pustaka, Catatan Kaki untuk Karya Ilmiah dan Terbitan Ilmiah. Jakarta:
Universitas Indonesia Press.
Tim Bahasa Indonesia 3, 2001. Bahasa Indonesia 3. Jakarta: Galaxy
Puspa Mega
Widagdo, Djoko. 1997. Bahasa Indonesia Pengantar
Kemahiran Berbahasa Indonesia di Perguruan Tinggi, Jakarta: PT Raja
Grafindo Persada
Widyamartaya, A. 1980. Kreatif Berwicara. Yogyakarta: Kanisius.
Wiyanto, Asul. 2000. Diskusi. Jakarta: pt Gramedia Mediasarana Indonesia (Grasindo).
Yukfuk, Topik, Tema, Judul. (http//yukfuk.wordpress.com/2011/06/11,
(diakses 11 Juni 2011)
Tidak ada komentar:
Posting Komentar